Archive for Januari, 2011

KNOWLEDGE MANAGEMENT

LATAR BELAKANG

Knowledge Management di dalam suatu perusahaan menjadi suatu hal yang sangat mendasar dalam era globalisasi dewasa ini. Kemampuan perusahaan untuk mengelola sumber daya manusia sebagai penggerak bisnis perusahaan. Perusahaan dituntut untuk terus dapat menjadikan seluruh lini untuk dapat terus bersaing agar tidak tertinggal oleh para pesaingnya. Kondisi tersebut menuntut adanya perubahan paradigma menjadi knowledge-based-competiveness. Dimana konsep ini mengandalkan pada ilmu pengetahuan (IPTEK). Untuk membenahi hal tersebut diperlukan kemampuan untuk mengelola dan mengembangkan pengetahuan (knowledge) yang pada akhirnya menjadi sebuah senjata untuk dapat bersaing dalam era ini.

Knowledge Management adalah sebuah konsep yang relatif baru yang bergerak di atas infrastruktur teknologi informasi (Internet & Intranet) yang ada. Dengan berbasis Ilmu Pengetahuan dan Teknologi yang menunjang, perusahaan seharusnya dapat mengakomodir segala yang dibutuhkan sumber daya manusia yang ada di dalamnya, dalam hal ini adalah pengetahuan yang mendukung para karyawan dan seluruh jajaran lini perusahaan untuk dapat terus berkompetisi dengan competitor.

Peter Drucker mengatakan bahwa “perubahan dunia ini mengarah ke fenomena bahwa sumber ekonomi, bukan lagi dalam bentuk money capital atau sumber daya alam, tapi ke arah knowledge capital.” Organisasi dan perusahaan harus mengelola pengetahuannya dengan baik, sehingga nantinya ketika seorang karyawan telah meninggalkan perusahaannya terdapat transfer ilmu yang dapat dilakukan baik antara senior-junior, maupun atasan-bawahan.

Knowledge Management seharusnya sudah banyak diterapkan oleh perusahaan di Indonesia, mengingat Asean Free Trade Association (AFTA) sudah bergulir. Dimana batasan untuk berbisnis telah semakin menyempit. Dengan bergulirnya AFTA tersebut, Knowledge Management seharusnya telah menjadi hukum wajib bagi perilaku individual sehari-hari seluruh jajaran perusahaan dan orang-orang yang ingin berkembang.

Sejarah Management Knowledge

Knowledge Management atau biasa disebut dengan manajemen pengetahuan adalah sesuatu yang relatif baru, walaupun telah berkembang sejak lama. Walaupun pemikiran mengenai manajemen pengetahuan telah berkembang pada tahun-tahun sebelumnya. Para pionir yang mengkajinya secara akademis diantaranya Peter Ducker di tahun 70-an, kemudian Karl-Erik Sveiby di akhir 80-an, serta Nonaka dan Takeuchi pada 1990.

Hal tersebut mengakibatkan Knowledge Mangement sempat diidentikkan dengan Teknologi Informasi, namun stigma tersebut dibantah oleh Gupta dan Govidrajat (2000). Menurut mereka hal yang paling menentukan dalam keefektifan adalah pada sektor manajemen. Sumber daya manusia pada akhirnya memang menjadi ujung tombak dari segala program pada Knowledge Management.

Perkembangan manajemen pengetahuan banyak dipengaruhi oleh berbagai factor, sesuai dengan perkembangan zaman dimana perubahan social, teknologi, waktu, serta tingkat ekonomi. Era globalisasi seakan menantang setiap individu untuk terus berkompetisi dalam menciptakan berbagai peluang meraih konsumen. Awalnya organisasi-organisasi terutama organisasi bisnis, mencoba mendongkrak produktifitas dan keuntungan dengan memanfaatkan perkembangan teknologi dan teknologi   jaringan.

Knowledge Management telah menjadi sebuah disiplin ilmu sejak tahun 1995 dan telah menjadi bagian dari kurikulum perguruan tinggi serta di publikasikan pada berbagai jurnal akademik maupun profesional. Kebanyakan perusahaan besar memiliki sumber daya yang didedikasikan untuk knowledge management yang seringkali merupakan bagian dari departemen ‘Teknologi Informasi’ atau ‘Manajemen SDM’, maupun terdapat koordinasi yang bersinergi dalam keduanya dan dalam banyak struktur lapor langsung ke pimpinan organisasi. Pengelolaan informasi secara efektif adalah sebuah keharusan dalam bisnis.

Knowledge Management terdiri dari sejumlah praktek yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, merepresentasikan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk dipergunakan kembali, menciptakan kesadaran, serta pembelajaran.

Definisi Knowledge Management

Terdapat banyak definisi tentang Knowledge Management. Knowledge dalam hal ini sulit untuk diterjemahkan secara bebas, knowledge bukan hanya pengetahuan, menurut Thomas Davenport dan Laurence, Knowledge didefinisikan sebagai berikut : “Knowledge merupakan campuran dari pengalaman, nilai, informasi kontektual, pandangan pakar, dan intuisi mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi. Di perusahaan, knowledge sering terkait tidak saja pada dokumen atau tempat penyimpanan barang berharga, tetapi juga pada rutinitas, proses, praktek dan norma perusahaan.” (Dave, 1998)

Sedangkan menurut Harvard College (1999), “Knowledge Management merupakan suatu proses terformat dan terarah dalam mencerna
informasi yang telah dimiliki suatu perusahaan dan mencari apa yang
dibutuhkan oleh masing-masing individu didalam perusahaan tersebut
untuk kemudian memfasilitasinya agar mudah diakses dan selalu tersedia
bilamana dibutuhkan.” (Sembel & Santoso, 2002).

Amrit Tiwana mendefinisikan Knowledge Management sebagai “Pengelolaan pengetahuan secara terorganisasi untuk membuat nilai bisnis dan membangkitkan keuntungan yang bersaing.” (Tiwana, 2000) Dengan jelas dalam pendefinisian Knowledge Management sebagai nilai yang sangat berharga bagi organisasi.

Kirk Klassion“Knowledge Management (KM) merupakan kemampuan untuk membuat dan menguasai nilai tinggi dari inti persaingan bisnis.” (Tiwana, 2000)

Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik benang merah bahwa Knowledge Management merupakan suatu system yang terorganisir yang mengintegrasikan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi sebagai media untuk meng-update informasi terbaru tentang segala sesuatu hal dengan target-target tertentu yang telah dicanangkan oleh organisasi.

Knowledge Management dapat didefiniskan sebagai satu set (himpunan) intervesi orang, proses dan tool (teknologi) untuk mendukung proses pembuatan, pembauran, penyebaran dan penerapan pengetahuan.

Knowledge Management

Salah satu aspek penting dalam Knowledge Management yang akan selalu ada adalah transfer pengetahuan. Misalnya program magang formal, program pelatihan dan mentoring profesional, atau keberadaan perpustakaan korporat. Namun terkadang, sering dilupakan bahwa harus ada transfer pengetahuan antara karyawan, sehingga disaat seseorang yang, katakanlah, menangani suatu bagian yang memang sudah menjadi tugasnya selama bertahun-tahun lamanya memasuki masa pension, terdapat regenerasi, dan organisasi bisa berjalan tanpa ada kendala teknis semacam itu.

Penciptaan Knowledge dalam organisasi dicapai melalui pengenalan hubungan sinergis antara tacit knowledge dan explicit knowledge (Nona, 1995).  Istilah ‘tacit’ berarti terbatinkan, terinternalisasi, dan seorang individu boleh jadi tidak sadar atas apa yang diketahuinya dan bagaimana caranya mencapai suatu hasil tertentu. Sedangkan explisit berada pada spektrum kesadaran atau pengetahuan eksplisit – pengetahuan yang secara eksplisit dan sadar dimiliki oleh individu dalam fokus mental, dan dapat dikomunikasikan kepada orang lain.

Perusahaan  dapat menggunakan kerangka Zack sebagai alat bantu untuk menentukan knowledge apa yang harus dimiliki dan apa yang sudah dimiliki. Berikut adalah gambar mengenai kerangka berpikir Zack (Tiwa, 2000)

Analisis kesenjangan knowledge pada dasarnya merupakan kegiatan yang sulit sekali dipisahkan dari penyusunan strategi organisasi.

Knowledge dapat diklasifikasikan dalam 3 (tiga) kerangka (Tiwa, 2000):

a) Core knowledge

Merupakan pengetahuan inti yang harus ada untuk melaksanakan bisnis    perusahaan.

b) Advanced Knowledge

Merupakan pengetahuan yang membuat suatu perusahaan untuk dapat bersaing dengan competitor. Dengan kata lain, sebuah knowledge yang membuat produk sebuah perusahaan berbeda dengan kompetitornya.

c) Innovative Knowledge

Merupakan sebuah knowledge yang membuat suatu perusahaan dapat memimpin idustri dengan cara melakukan inovasi yang membedakannya dengan para competitor. Dengan innovative knowledge, dapat merubah aturan main dalam bisnis yang sudah ada.

Disamping ketiga knowledge tersebut ada satu factor lagi yang perlu untuk dimunculkan, yaitu teknologi

Program-program Knowledge Management biasanya berkaitan dengan tujuan organisasi yang spesifik, misalnya : nilai yang dinginkan dalam meraih keuntungan, meningkatkan kinerja, berbagai inovasi yang diharapkan menjadi unggulan dan mengalahkan para competitor.

Seiring dengan perkembangan komputer, adaptasi terhadap teknologi seperti knowledge base, expert system, dan knowledge repositories telah diperkenalkan untuk penyederhanaan proses lebih lanjut.

Knowledge Management mempunyai fungsi penting yang terbagi dalam 4 (empat) hal sebagai berikut (Davi, 2003) :

1. Identifikasi asset kunci dan knowledge yang ada di perusahaan.

Mencari tahu apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan dalam organisasi tersebut. Mengidentifikasi sejauh mana knowledge dalam organisasi telah berlangsung.

2. Merefleksikan apa yang organisasi tahu

Organisasi harus memberikan segala informasi yang mendukung terciptanya Knowledge Management. Kebijakan setiap organisasi dalam penyampaian data bisa berbeda. Hal inil terkadang menjadi kendala.

3. Saling berbagi (sharing) segala knowledge kepada siapapun yang membutuhkannya.

Dengan adanya sharing, terjadi transfer pengetahuan antar karyawan, kebutuhan akan organisasi dapat diakomodasi dari sini. Tanpa disadari sharing knowledge sangat efektif untuk pembelajaran.

4. Menerapkan penggunaan knowledge untuk meningkatkan kinerja organisasi.

Langkah ini adalah paling penting dimana karyawan harus dapat mengaplikasikan pengetahuannya dengan efisien.

Knowledge management adalah praktek-praktek salah satu aliran dari berbagai aliran pemikiran dan praktek yang berkaitan dengan:

  • Intellectual capital dan knowledge worker dalam knowledge economy.
  • Ide tentang learning organization.
  • Berbagai praktek-praktek yang memajukan organisasi

Misalnya komunitas-komunitas praktek dan direktori yellow page korporat untuk mengakses informasi-informasi kunci dan kepakaran personel, dimana relasi merupakan factor yang menentukan dalam hal ini.

  • Berbagai teknologi yang memampukan organisasi

Seperti knowledge bases and expert systemhelp desk, corporate intranet dan extranet,manajemen contentwiki, manajemen dokumen.

Pada hakikatnya, setiap individu bertanggung jawab akan pengetahuannya sendiri, karena yang mendapat manfaat dari pengelolaan pengetahuan adalah individu itu sendiri. Jadi perlu ditingkatkan kesadaran dalam internal perusahaan.

Knowledge Management sangat luas. Hal tersebut bisa ditinjau dalam kacamata yang beragam. Baik dalam hal teknologi, dimana terfokus pada teknologi yang menjadi media penyaluran informasi untuk berbagi pengetahuan. Selain itu, bila ditinjau dari segi manajemen atau organizational, dimana desain untuk Knowledge Management untuk memfasilitasi proses-proses pengetahuan yang ada dalam suatu organisasi, apakah dengan program magang formal, program pelatihan dan mentoring profesional, atau keberadaan perpustakaan korporat. Factor ecological yang bercampur dengan psikis, dimana manajemen harus tepat untuk mengaplikasikan Knowledge Management dengan menilik factor lingkungan, identifikasi personal karyawan, tingkat komunikasi sebagai system yang nantinya akan diadaptasi dengan Knowledge Management itu sendiri.

Dalam prakteknya, Management Knowledge erat kaitannya dengan budaya dari masing-masing organisasi. Harus ada keselarasan antara teknologi, pengetahuan, serta budaya yang telah ada sejak awal dalam perusahaan. Tentunya budaya yang dimaksud adalah hal yang positif. Dengan adanya Management Knowledge, perusahaan dapat menciptakan budaya baru yang baik guna mendorong kemajuan organisasi. Dimana dapat terjadi struktur yang dapat memotivasi staf untuk berbagi knowledge, dan untuk mengintegrasikan knowledge yang ada dengan pekerjaan mereka. Selain itu, budaya baik disini adalah bagaimana memotivasi staf untuk saling berbagi mengenai apa yang mereka tahu dan menggunakan apa yang telah diketahui semua pihak bagi kepentingan organisasi.

Pembentukan budaya Knowledge Management yang efektif tergantung pada hal-hal berikut (Davi, 2003) :

  1. Mengakui peran dari struktur informal pada pembelajaran di tempat kerja
  2. Pemberian penghargaan (reward), bagi pegawai yang melakukan pembelajaran, saling berbagi knowledge, atau penciptaan knowledge
  3. Membentuk waktu dan tempat untuk menciptakan knowledge, berbagi knowledge, dan belajar.
  4. Memiliki pegawai senior yang memimpin dan menjadi contoh dan tingkah laku knowledge creating dan knowledge sharing.
  5. Mengenalkan sejumlah tekanan yang bersifat kreatuf untuk memberikan tantangan bagi pegawai untuk berfikir dalam cara yang baru
  6. Memperbolehkan seseorang berbuat kesalahan.

Menjadi hal yang menarik dimana menemukan pengetahuan memerlukan berbagai cara yang terkadang mendobrak hal-hal yang dahulu dianggap kurang tepat. Sebagai contoh adalah dimana diperkenalkannya tekanan yang memicu pegawai untuk menciptakan hal-hal yang inovatif serta tidak pernah terpikir, maupun kelanjutan dari adanya produk terdahulu. Yang lebih mengejutkan lagi adalah memperbolehkan seseorang melakukan kesalahan dalam pekerjaannya. Contohnya, seorang buruh pabrik tidak dikenakan sanksi apapun walaupun meledakkan alat atau komponen yang terdapat dalam lingkungan internal, namun akan mendapat hukuman bahkan hingga pemecatan apabila diketahui mengambil sesuatu yang ada di dalam pabrik dengan tata cara yang tidak diperbolehkan (mencuri).

Namun, sebelum memulai Knowledge Management, perusahaan harus mengetahui apakah sudah siap untuk memulainya. Berikut adalah 3 (tiga) factor indikasinya :

1.Scanning imperative

Yaitu menemukan hal terpenting dalam perusahaan, sisi negatif maupun positif yang dimiliki oleh perusahaan. Perusahaan harus mengetahui posisi di pasar, baik kelemahan maupun kelebihannya.

2. Corporate Culture

Di dalam tubuh perusahaan pasti memiliki budaya, dimana budaya tersebut harus mendukung dalam kegiatan knowledge sharing.

3. Begin with what you know

Dimana melakukan evaluasi atas apa yang telah dimiliki oleh perusahaan dan menambah apa yang telah dimiliki hingga pada akhirnya melakukan sesuatu yang baru

Setelah perusahaan merasa siap, maka nantinya kegiatan Knowledge Management akan terbagi menjadi 4 (empat) fase sebagai berikut :

1. Identify where the key knowledge exists in your organization

Pada fase ini hampir sama dengan apa yang ada pada scanning imperative, dimana mengidentifikasi apa yang telah diketahui untuk memulai Knowledge Management, namun lebih spesifik seperti :

A. Pikiran setiap pegawai

Perusahaan harus memiliki pengetahuan apa yang ada dalam benak setiap pegawainya. Meskipun hal tersebut sulit, namun dapat dilakukan dengan melakukan kuesioner, maupun wawancara

B. Laporan dalam pustaka perusahaan

C. Kumpulan data dalam organisasi

D. Supplier maupun pelanggan perusahaan

2. Reflect in what your organization knows

Hal ini dapat disebut juga maping untuk menjaga dokumen serta apa yang telah dicapai oleh perusahaan. Kegiatan ini bertujuan untuk :

A. Mengubah tacit knowledge pegawai menjadi explicit knowledge

B. Menyimpulkan knowledge yang sudah ada ke dalam bentuk yang mudah untuk dibagikan

3. Share that knowledge with whoever needs to know it

Membuat system yang bertujuan membuat knowledge yang ada dimanapun dalam organisasi tersedia kemanapun knowledge tersebut dibutuhkan.

4. Apply that knowledge to improve the way your organization performs

Saat suatu knowledge menawarkan perbaikan kinerja organisasi maka organisasi akan menerapkannya dan menciptakan system yang menyertakan knowledge tersebut kedalam prosedur kerja sehari-hari. Hal ini pada akhirnya akan merubah knowledge menjadi modal structural.

Keempat fase tersebut dikenal sebagai pendekatan I-R-S-A, dimana fase tersebut memperlihatkan sebuah urutan logis bagaimana sebuah organisasi dapat mengembangkan strategi Knowledge Management perusahaan. Siklus tersebut menekankan bahwa Knowledge Management merupakan sebuah proses. Setelah satu siklus tercapai, organisasi harus mempelajari hal yang baru.

Terdapat hubungan antara strategi generic, strategi pengetahuan, dan Knowledge Management. Strategi generic perusahaan yang biasa digunakan adalah codification strategy dan personalization strategy. Kedua strategi tersebut biasanya diidentikkan dengan empat strategi pengetahuan, yaitu :

A. Intellectual Asset Management Strategy

B. Personal Knowledge Asset Responsibility Strategy

C. Knowledge Creation Strategy

D. Knowledge Transfer Strategy

Disitu terdapat siklus yang selalu berputar antara strategi perusahaan; strategi pengetahuan dan manajemen pengetahuan. Merujuk pada siklus tersebut, maka dalam menyusun suatu strategi bisnis perlu didukung dengan :

  1. Analisis terhadap knodisi lingkungan bisnis
  2. Menentukan factor-faktor kunci sukses
  3. Menterjemahkan strategi perusahaan dalam rencana kegiatan ke depan
  4. Melakukan identifikasi knowledge yang sudah dimiliki
  5. Mengkaji posisi knowledge perusahaan melalui dokmentasi yang ada.

Setelah mengidentifikasikan knowledge yang telah dimiliki, selanjutnya adalah akuisisi serta analisis terhadap infrastrukur information communication technology atau ICT dan kondisi sumber daya manusia. Akuisisi disini merupakan berbagi/menularkan pengetahuan; serta pemanfaatan pengetahuan.

Beberapa hal yang sering muncul dalam masing-masing kegiatan adalah sebagai berikut :

1. Akuisisi

A. Perusahaan tidak memiliki kebijakan baku yang efektif untuk mendukung akuisisi knowledge

B. Daya serap karyawan rendah sehingga kegiatan akuisisi menjadi tidak maksimal yang berimbas pada kegiatan Knowledge Management.

2. Berbagi (sharing)

A. Karyawan tidak memiliki waktu atau enggan untuk membagikan pengetahuannya.

B. Perusahaan tidak memiliki kebijakan serta praktek untuk saling berbagi knowledge. Hal tersebut dapat dilakukan dengan membuat program evaluasi setiap hari jumat sebagai contohnya.

3. Pemanfaatan

A. Karyawan telah terbiasa untuk melakukan kegiatan yang rutin untuk dilakukan setiap harinya sehingga bisa jadi enggan untuk menerapkan knowledge baru

B. Perusahaan tidak memiliki kebijakan serta praktek yang mendukung pemanfaatan knowledge baru.

Menurut Van Krogh, Ichiyo dan Nonaka (dalam Enabling Knowledge Creation, 2000) Kelemahan-kelemahan tersebut dapat diatasi dengan menggunakan the dimension of care, kelima dimensi tersebut adalah:

  1. Membangun rasa saling percaya diantara para anggota organisasi. Terlepas dari kedudukan, kecerdasan dan kinerja
  2. Berempati secara aktif, sehingga setiap anggota organisasi bisa mengetahui apa masalah yang dihadapi yang lain, dan apakah knowledge yang ada saat ini dapat membantu anggota tersebut.
  3. Akses pada pertolongan, apabila setiap orang dalam perusahaan, terutama orang yang lebih dibandingkan yang lain, menjadikan dirinya menjadi tempat untuk dimintai pertolongan
  4. Cukup toleran dalam mengevaluasi kinerja atau kemajuan orang lain dalam proses belajar
  5. Memiliki keberanian untuk berinterkasi, berani untuk bereksperimen. Seperti melakukan umpan balik dan berani memberikan alternative solusi pada sebuah masalah.

Hello world!

Welcome to Blog Mahasiswa MB IPB. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Blog Mahasiswa MB IPB

Go to Top
Skip to toolbar